Executive Assistant des CEO (m/w/d)

Die Goldenstein Group ist einer der führenden Legal Tech-Dienstleister in Deutschland. Die fünf Unternehmen und Kanzleien der Goldenstein Group helfen unter anderem mehr als 100.000 Verbrauchern bei der Durchsetzung von Entschädigungsansprüchen, unterstützen internationale Unternehmen im juristischen Tagesgeschäft und entwickeln Software-Lösungen, die die Prozesse innerhalb der Unternehmensgruppe noch effizienter machen. In Zukunft plant die eigenfinanzierte und inhabergeführte Unternehmensgruppe vordergründig die Expansion ins europäische Ausland sowie die Erschließung neuer Geschäftsfelder.

Wir suchen eine proaktive, zweisprachige Person, die fließend Deutsch und Englisch spricht und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt. Als Chief of Staff / Executive Assistant to the CEO sind Sie maßgeblich daran beteiligt, die Zeit zu optimieren und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der ideale Kandidat zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, mehrere Prioritäten und strategische Initiativen zu managen und sicherzustellen, dass Rechenschaftspflicht in der gesamten Organisation gegeben ist. Darüber hinaus sind starke Problemlösungsfähigkeiten, Kenntnisse in Excel sowie ein solides Verständnis von Finanzen und betriebswirtschaftlichem Denken unerlässlich.

• Verwaltung des Kalenders des CEOs, einschließlich Terminplanung, Meetings und Reisevorbereitungen.
• Vorbereitung und Bearbeitung von Korrespondenz, Kommunikation, Präsentationen, Auswertungen und Berichten.
• Bearbeitung eingehender und ausgehender Kommunikation im Namen des CEOs.
• Organisation und Koordination von Executive Meetings, einschließlich der Vorbereitung von Tagesordnungen, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Ausführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Anrufannahme, Korrespondenzverwaltung und Aktenführung.

• Dienen als primärer Ansprechpartner zwischen dem CEO und internen/externen Stakeholdern.
• Koordination und Überwachung großer Projekte, um sicherzustellen, dass diese mit der Vision und den Unternehmenszielen des CEOs übereinstimmen.
• Überwachung und Verfolgung des Fortschritts bei strategischen Initiativen und wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs).
• Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit zur Sicherstellung einer nahtlosen Umsetzung der Unternehmensziele.

• Agieren als vertrauenswürdiger Berater des CEOs, der Einblicke und Empfehlungen auf der Grundlage von Analysen und Recherchen gibt.
• Identifizieren und umgehendes Lösen von Problemen, um sicherzustellen, dass der CEO über alle kritischen Entwicklungen informiert ist.
• Umsetzung von Direktiven des CEO vorantreiben und Rechenschaftspflicht in der gesamten Organisation sicherstellen.
• Leitung spezieller Projekte und Initiativen, die vom CEO zugewiesen werden, und Ergebnisse innerhalb der vorgegebenen Zeitrahmen liefern.

• Vertreten des CEOs in Meetings und Kommunikation, um die Präsenz und den Einfluss des CEOs auf allen Ebenen der Organisation zu gewährleisten.
• Aufbau und Pflege starker Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern, einschließlich Vorstandsmitgliedern, leitenden Führungskräften und externen Partnern.
• Effektive Kommunikation mit internen Teams zur Verbreitung von Informationen und zur Förderung der Zusammenarbeit.

• Berufserfahrung als Assistent oder in ähnlichen Rollen.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel) und anderer relevanter Software.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, eigenständig mit einem hohen Maß an Verantwortung und Diskretion zu arbeiten.
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und die Zeit effektiv zu managen.
• Problemlösungsfähigkeiten und eine proaktive Herangehensweise an Aufgaben.
• Hohes Maß an Verantwortung und Diskretion.
• Verständnis für Finanzen und betriebswirtschaftliches Denken.

• Wettbewerbsfähiges Gehalts- und Leistungspaket.
• Unbefristete Anstellung mit Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch kontinuierliche Unterstützung und Schulungen.
• Regelmäßige Team-Mittagessen und eine gesunde Work-Life-Balance.
• Teilnahme an spannenden, innovativen Projekten, die Grenzen überschreiten.
• Frisches Obst und Erfrischungen, um Sie mit Energie zu versorgen.

Bewerben Sie sich bitte bevorzugt per E-Mail mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen. Bei Fragen steht Ihnen Frau Greeske gerne unter der Telefonnummer +49 175 493 71 99 zur Verfügung. Wir würden uns freuen, wenn Sie Teil einer der innovativsten Kanzleien des Landes werden möchten!